Workflows de gestión de Empleados y Colaboradores para RRHH con SharePoint y Nintex
Caso de éxito
3ASIDE ha colaborado con una importante empresa farmacéutica en la puesta en marcha de una aplicación de Workflows de gestión de Empleados y Colaboradores para RRHH con SharePoint y Nintex.
Recién finalizada la migración de la Intranet existente a la plataforma Sharepoint 2013, esta empresa del sector farmacéutico nos solicitó la consultoría, diseño e implementación de una solución personalizada a las necesidades del departamento de RRHH, a fin de optimizar y automatizar los procesos y flujos de trabajo (workflows) asociados a la gestión de la plantilla y de las colaboraciones externas.
El objetivo era conseguir beneficios para el departamento de RRHH tales como: reducir la carga administrativa que suponían algunos de estos procesos anteriormente; que el personal de RRHH pudiera dedicarse a tareas de mayor valor añadido; reducir el uso de papel; poder centralizar toda la información de forma digitalizada y poder hacer seguimiento de ella en cualquier momento de forma online.
Después del análisis y la consultoría inicial llevada a cabo por el equipo de 3ASIDE, se aprobó la propuesta de solución, y se desarrolló la nueva aplicación “Workflows de gestión de Empleados y Colaboradores para RRHH” utilizando la potencia de las herramientas Nintex Forms 2013 y Nintex Workflow 2013 para Sharepoint 2013, ampliando y mejorando además las funcionalidades y prestaciones de la aplicación anteriormente utilizada por el departamento – que estaba basada en tecnologías ya sobrepasadas como Infopath y SharePoint 2010.
El análisis, desarrollo y puesta en funcionamiento de la aplicación se realizó en apenas cuatro meses.
Mejora de la eficacia, calidad y productividad del personal implicado en los procesos
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES BENEFICIOS OBTENIDOS CON LA IMPLANTACIÓN DE WORKFLOWS COMO ESTOS?
- A nivel global, se alcanzan objetivos de mejora de la eficacia, calidad y productividad del personal implicado en los procesos, ya que, por ejemplo, se eliminan las tareas repetitivas o se automatiza la cumplimentación de aquella información de los formularios que puede ser obtenida de forma automática mediante consultas a las bases de datos corporativas, ahorrando tiempo y esfuerzo a los empleados que pueden dedicarse a tareas más complejas.
- Para los usuarios implicados en los procesos, la aplicación resultante es intuitiva y fácil de usar, y está integrada dentro de la Intranet, junto con el resto de las herramientas de trabajo del departamento. Además, los correos electrónicos y los formularios implementados en la aplicación de workflow, guían al usuario en cada momento, ya que muestran la información agrupada por secciones (paneles), que son visibles y/o editables en función del avance del workflow y en función del rol de cada uno de los usuarios (personal de RRHH, directores de área, jefes de departamento).
Después de la puesta en marcha de la nueva aplicación “Workflows de gestión de Empleados y Colaboradores para RRHH”, 3ASIDE ha continuado trabajando instalando variaciones de la misma aplicación de RRHH para otras empresas del grupo y colaborando en soluciones similares para otros departamentos de la compañía.
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